boekhouden

als Resultaat moet tellen

Sub- administratie

Het werken met een inkoop en een verkoopboek noemt men ook wel het werken met een subadministratie. Wat is nu een subadministratie. Een subadministratie is een administratie naast een administratie. Dit klinkt ingewikkelder dan het is. Om een en ander te verduidelijken gaan we even terug naar de basis en wel naar de verkoopfactuur van Magma BV aan Zonnebloem.

Verkoopfactuur aan Zonnebloem
 
REKENING   OMSCHRIJVING DEBET CREDIT
1400 Balans Handelsdebiteuren 1.573  
1610 Balans Te betalen BTW      273
8100 V&W Verkopen   1.300
 
Bovenstaande journaalpost heeft ons het volgende geleerd. Geld ontvangen (of nog geld te ontvangen hebben) is volgens de vuistregel altijd debet. Op het moment dat Magma BV de goederen geleverd heeft en hiervoor een factuur opmaakt krijgt Magma BV een vordering op Zonnebloem. Zonnebloem is een debiteur (een bedrijf waar men geld van tegoed heeft) geworden van Magma BV.
Deze vordering wil Magma BV graag tot uitdrukking laten komen in haar boekhouding zodat ze in de gaten kan houden dat ze nog geld tegoed heeft van Zonnebloem. Magma BV boekt daarom haar vordering op Zonnebloem op grootboekrekening 1400 (debiteuren). Zolang Zonnebloem niet betaald heeft blijft  het bedrag van 1.573 euro op deze rekening staan. Verder boekt Magma door middel van deze journaalpost de omzet van 1.300 euro en de te vorderen btw van 273 euro.
 
Na het verwerken van alle boekingen zien de grootboekrekeningen er als volgt uit:           
       
1400 Debiteuren
debet   credit  
Factuur Zonnebloem        1.573    
       
         
1610 Te betalen BTW
debet   credit  
    Factuur Zonnebloem           273
         
       
8100 Omzet
debet   credit  
    Factuur Zonnebloem        1.300
       
 
Vervolgens betaald Zonnebloem de rekening per bank.  De journaalpost hiervan luidt
 
REKENING   OMSCHRIJVING DEBET CREDIT
1100 Balans Bank 1.573  
1400 Balans Handelsdebiteuren   1.573
 
Door de betaling van de factuur neemt de vordering op Zonnebloem af en neemt het banksaldo van Magma BV toe. Geld ontvangen is
een debetboeking. 
Na ontvangst van het bedrag ad 1.547 euro is de transactie volledig afgewikkeld en laten de grootboekrekeningen het volgende beeld zien.
 
1100 Bank
debet   credit  
Factuur Zonnebloem        1.573    
       
1400 Debiteuren
debet   credit  
Factuur Zonnebloem        1.573 Betaald per bank        1.573
       
       
 1610 Te betalen BTW
debet   credit  
    Factuur Zonnebloem           273
       
       
8100 Omzet
debet   credit  
    Factuur Zonnebloem        1.300
 
Wanneer we nu rekening 1400 bekijken dan zien dat de oorspronkelijke vordering op Zonnebloem (debetboeking) opgeheven wordt op het moment dat Zonnebloem per bank betaald heeft. Op dat moment komt de functie van rekening 1400, het bewaken van de vordering op Zonnebloem, te vervallen.  

Het mag duidelijk zijn dat wanneer er sprake is van een debiteur en een factuur (vordering) het verloop van een vordering via rekening 1400 nog wel te volgen is. En bij een debiteur en tien facturen per jaar misschien ook nog wel. Maar hoe zou het zijn als een bedrijf 100 debiteuren heeft die elk iedere maand een factuur ontvangen? Op dat moment is het ondoenlijk om door middel van een grootboekrekening debiteuren het verloop van de vorderingen per debiteur bij te houden. Wil men dan in staat zijn het verloop van zijn vorderingen  per debiteur te kunnen volgen dan betekent dit dat men voor iedere debiteur een aparte rekening aan zal moeten maken. Op deze aparte rekening worden alle facturen die aan de debiteur uitgereikt worden geboekt. Alle betalingen die men van de debiteur ontvangt worden van deze rekening afgeboekt. Op ieder gewenst moment kan met het saldo van de rekening bepalen en dat saldo vormt dan het bedrag wat men nog te vorderen heeft van deze debiteur.

Het aanmaken van een rekening per debiteur vindt plaats in een zogenaamde subadministratie. Een subadministratie kan men misschien nog wel het best vergelijken met een ouderwetse kaartenbak. Iedere kaart in deze bak geeft de actuele stand per debiteur weer. Telt men alle kaarten bij elkaar op dan heeft men het totaal bedrag wat men aan vorderingen op debiteuren heeft openstaan. Ook hier reikt de automatisering de helpende hand. Zowel de stand op de individuele debiteurenrekening (de kaart) als de totaal stand (de inhoud van de bak) worden door de computer nauwkeurig bijgehouden.

Ook ten aanzien van de inkopen kan men een soortgelijke bak aanleggen. Voor iedere crediteur (iemand waar men geld aan verschuldigd is) legt men een aparte kaart aan. Op deze kaart boekt men alle inkoopfacturen die men van een bepaalde crediteur ontvangt. Alle betalingen aan deze crediteur worden van deze kaart afgeboekt. Iedere kaart in de bak geeft vervolgens de actuele stand per crediteur aan. Alle kaarten opgeteld vormen samen (de inhoud van de bak) het totaal bedrag wat men nog aan zijn crediteuren moet betalen.

 
Hoe een en ander boekhoudkundig in zijn werk gaat is op hierboven schematisch weergegeven.